Datenschutz
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Submit Records, Angabe nach Spam-Schutz, Deutschland
E-Mail: Angabe nach Spam-Schutz
Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Telefon und E-Mail werden zum Schutz vor Missbrauch erst nach einem Spam-Check angezeigt – ohne Registrierung und ohne Entgelt. Name bzw. Firma bleiben frei lesbar. Alternativ erreichen Sie uns über das Kontaktformular.
Weitere Angaben: Impressum.
2. Datenschutzbeauftragte/r
Stanley Hottek
Angabe nach Spam-Schutz
Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf Grundlage der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), des BDSG und – soweit einschlägig – des TDDDG (ehemals TTDSG). Je nach Vorgang stützen wir uns auf Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), lit. b (Vertrag/Anbahnung), lit. c (rechtliche Pflicht) oder lit. f (berechtigtes Interesse).
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an die oben genannten Kontaktdaten (E-Mail: Angabe nach Spam-Schutz). Außerdem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort Ihres Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes.
Die für uns zuständige Behörde richtet sich nach dem Sitz des Verantwortlichen. Eine Übersicht der deutschen Aufsichtsbehörden veröffentlicht der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI).
3. Hosting, Server-Logfiles und Sicherheit
Beim Aufruf der Seiten verarbeitet der Webserver technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer, User-Agent, übertragene Datenmenge, HTTP-Status). Zweck ist der sichere Betrieb, die Missbrauchsabwehr und die Fehleranalyse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO). Hosting-Dienstleister: febas.de (Standort: Deutschland). Soweit kein externer Hosting-Dienstleister eingesetzt wird (eigener bzw. selbst verwalteter Server), entfällt ein gesonderter Hosting-AVV. Zugriffs-Logs werden nach 7 Tagen automatisch gelöscht, soweit keine Sicherheitsgründe (z. B. Angriffsabwehr) eine längere Aufbewahrung erfordern. Die Übertragung erfolgt auf dem Live-System per HTTPS/TLS.
4. Cookies und lokale Speicherung
Wir unterscheiden technisch notwendige Speicherung (§ 25 Abs. 2 TDDDG) von optionalem Tracking. Derzeit setzen wir keine Marketing- oder Analyse-Cookies. Ein Cookie-Banner ist deshalb nicht erforderlich. Widerspruch gegen die interne Reichweitenmessung: Parameter ?perf_optout=1 bzw. Cookie sb_perf_optout und der Browser-Header DNT.
| Name | Zweck | Speicher | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|---|
| PHPSESSID | Technische Session (Formulare, Admin-/Mitglieder-Login, CSRF-Schutz) | Sitzung | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG |
| sb_locale | Speichert die gewählte Sprache, falls kein URL-Präfix genutzt wird | bis zu 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 TDDDG |
| sb_perf_optout | Speichert den Widerspruch gegen die interne Reichweitenmessung | ca. 12 Monate | Art. 6 Abs. 1 lit. f / Art. 21 DSGVO |
5. Schutz der Kontaktdaten
Zum Schutz vor Missbrauch (Spam, Adresshandel, automatisiertes Auslesen) werden Anschrift (Straße, PLZ, Ort), Telefonnummer und E-Mail-Adresse im Impressum und in dieser Erklärung nicht im Seitenquelltext ausgeliefert. Sie werden nach einem einmaligen Spam-Check ohne Registrierung und ohne Entgelt angezeigt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, Art. 32 DSGVO). Name bzw. Firma, Land und die übrigen Pflichtangaben bleiben frei lesbar. Alternativ erreichen Sie uns über das Kontaktformular. Der Spam-Check ist eine serverseitige Rechenaufgabe in der bestehenden Session; es kommt kein externes Captcha und kein Google reCAPTCHA zum Einsatz.
6. Kontaktformular
Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, speichern wir Name, E-Mail, optionalen Betreff und die Nachricht sowie den Zeitpunkt. Pflichtfelder sind gekennzeichnet; es werden nur die für die Bearbeitung erforderlichen Daten abgefragt. Am Formular finden Sie einen Hinweis auf diese Datenschutzerklärung; das Absenden setzt voraus, dass Sie den Hinweis zur Kenntnis genommen haben. Zweck ist die Bearbeitung Ihrer Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Eine Übermittlung per E-Mail erfolgt nur, wenn ein Versanddienst konfiguriert ist; andernfalls verbleibt die Nachricht in der Website-Datenbank. Spam-Schutz erfolgt über ein Honeypot-Feld und eine serverseitige Rate-Limit (kein Google reCAPTCHA). Anfragen löschen oder anonymisieren wir nach 90 Tagen, sobald sie für den Zweck nicht mehr erforderlich sind, oder auf Ihre Aufforderung, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
7. Kommentare
Kommentare zu Releases, Mixcasts, Labels oder Artists können nur angemeldete Mitglieder verfassen. Gespeichert werden die Mitgliedskonto-ID, der Anzeigename, optional die Konto-E-Mail, der Kommentartext und zur Missbrauchsabwehr ein Hash der IP-Adresse (kein Klartext). Kommentare werden vor der Veröffentlichung geprüft. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzung der Community-Funktionen) bzw. lit. f (Kommunikation auf der Website). Sie können die Löschung Ihres Kommentars verlangen.
8. Newsletter
Für den Newsletter gelten Double-Opt-In und das Kopplungsverbot: Die Anmeldung wird erst nach Klick auf den Bestätigungslink wirksam (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 7 Abs. 2 UWG). Verarbeitet werden E-Mail, optional Name, Einwilligungszeitpunkt, Quelle des Formulars, Privacy-Version und ein IP-Hash. Jede Mail enthält einen Abmeldelink (List-Unsubscribe). Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen. Nach Abmeldung speichern wir den Status zur Nachweisbarkeit, bis Sie eine vollständige Löschung verlangen. Details und Widerruf: Newsletter.
9. E-Mail-Versand (SMTP)
Bestätigungs- und Newsletter-Mails werden über den im Admin hinterlegten SMTP-Server versendet. Der Anbieter des Mailservers verarbeitet Empfängeradresse und Inhalt als Auftragsverarbeiter bzw. eigener Verantwortlicher seines Dienstes. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a bzw. f DSGVO.
10. Schriftarten und Icons (lokal)
Schriftarten und Icons (Sora, Hanken Grotesk, Oswald, JetBrains Mono, Material Symbols Outlined, Font Awesome 6 Free / Brands) werden von unserem eigenen Webserver ausgeliefert. Beim Seitenaufruf entsteht keine Verbindung zu fonts.googleapis.com, fonts.gstatic.com oder cdnjs.cloudflare.com. Es findet insoweit keine Übermittlung der IP-Adresse an Google oder Cloudflare statt (vgl. LG München I, Urteil vom 20.01.2022, Az. 3 O 17493/20). Rechtsgrundlage der lokalen Auslieferung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (einheitliche, datensparsame Darstellung).
11. Mailorder-Shop
Über den Shop können Sie unverbindlich eines oder mehrere Produkte anfragen. Es findet keine Online-Zahlung statt. Ihre Angaben (Name, E-Mail, Lieferadresse, optionale Nachricht sowie die angefragten Artikel) werden gespeichert und per E-Mail an uns übermittelt, um die Anfrage zu bearbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine Kopie kann an Ihre E-Mail-Adresse gehen. Sind Sie als Mitglied angemeldet, können Name, E-Mail und Lieferadresse aus den Profileinstellungen vorausgefüllt werden; Sie können die Angaben vor dem Absenden ändern. Die Daten werden gelöscht, wenn sie für die Abwicklung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
12. Mix- und Release-Bewerbungen
Über die Bewerbungsformulare im Mixcast- und Music-Bereich können Sie einen DJ-Mix oder ein Release vorschlagen. Wir speichern Name, E-Mail, optionalen Künstlernamen und Ort, eine kurze Bio, angegebene Social-Media-Links, Titel und Download-/Stream-URL sowie eine optionale Nachricht. Ist ein Mitgliederkonto angemeldet, wird die zugehörige ID mitgespeichert. Zweck ist die Prüfung der Einreichung (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Eine Kopie kann an Ihre E-Mail-Adresse gehen. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind oder Sie uns zur Löschung auffordern.
13. Sprachauswahl
Die Website ist mehrsprachig (Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Chinesisch). Die gewählte Sprache kann in der URL (Präfix wie /en/) und optional in einem Cookie (sb_locale) gespeichert werden, damit die Sprachwahl erhalten bleibt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch notwendige Speicherung). Das Cookie können Sie in Ihrem Browser löschen; ohne Cookie gilt die Standardsprache bzw. der URL-Präfix.
14. Automatische Übersetzung
Zur Bereitstellung der fremdsprachigen Inhalte können wir Texte (Titel, Teaser, Beschreibungen, Beiträge) maschinell übersetzen lassen. Dabei werden die betreffenden Inhalte an den Übersetzungsdienst von Google (Google Ireland Ltd. bzw. Google LLC, USA) und ersatzweise an MyMemory (Translated S.r.l., Italien) übermittelt. Übermittelt werden ausschließlich redaktionelle Inhalte, keine Nutzerdaten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer mehrsprachigen Website).
15. Aufrufstatistik (intern)
Für Sortierungen wie „meistgeklickt“ zählen wir Seitenaufrufe in der eigenen Datenbank. Es wird keine Profilbildung und kein geräteübergreifendes Tracking vorgenommen. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Reichweitenmessung in eigener Verantwortung).
16. Besucherstatistik (internes Admin-Dashboard)
Zur Absicherung und technischen Auswertung speichern wir in der eigenen Datenbank anonymisierte Nutzungsdaten: einen Hash der Session, einen Hash der IP-Adresse (kein Klartext), optional das Land aus Server-Headern (z. B. Cloudflare), Browser/Geräteklasse, aufgerufenen Pfad, Referrer und ungefähre Verweildauer. Sicherheitsereignisse (z. B. erkannte Angriffsversuche, fehlgeschlagene Logins) können die IP-Adresse im Klartext enthalten, soweit das zur Abwehr erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Besucherlogs werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht. Ein Widerspruch gegen die Reichweitenmessung ist über den Parameter ?perf_optout=1 bzw. das Cookie sb_perf_optout sowie über den Browser-Header DNT möglich. Rechtsgrundlage der Reichweitenmessung: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
17. Nutzer- / Mitgliederbereich
Wenn ein Login- oder Mitgliederbereich genutzt wird, verarbeiten wir die zur Registrierung und Anmeldung erforderlichen Daten (z. B. E-Mail, Passwort-Hash, Session) sowie freiwillig hinterlegte Profildaten (Anzeigename, Bio, Profilbild, Social-Links). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Optional können Sie in den Profileinstellungen eine Lieferadresse (Name, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon) speichern. Diese Adresse dient der Vorausfüllung von Formularen (z. B. Mailorder-Anfrage, Vinyl-Spendenpool) und der Durchführung von Versandvorgängen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Adresse wird nicht öffentlich auf dem Profil angezeigt. Sie können sie jederzeit im Profil ändern oder leeren. Passwörter speichern wir ausschließlich gehasht. Konten können auf Anfrage oder über die Konto-Einstellungen gelöscht werden, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
18. Empfänger, Auftragsverarbeitung und Drittländer
Empfänger können je nach Funktion sein: der Hosting-Anbieter (febas.de), der konfigurierte E-Mail-Dienst (SMTP oder Brevo), und – nur nach Ihrer bewussten Handlung – Plattformen hinter ausgehenden Links (z. B. YouTube, Social Media). Soweit erforderlich, schließen wir Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO) findet durch diese Website nicht über Google Fonts oder Font-Awesome-CDNs statt. Beim Klick auf externe Links oder bei optionalem Tracking kann der jeweilige Anbieter Daten in Drittländer übermitteln; das geschieht nicht durch uns automatisch beim Seitenaufruf.
19. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke nötig ist oder gesetzliche Pflichten (z. B. Nachweis einer Newsletter-Einwilligung) eine Aufbewahrung verlangen. Server-Logs: 7 Tage. Kontaktanfragen: 90 Tage nach Abschluss, soweit keine längere Pflicht besteht. Sessions enden mit dem Schließen des Browsers bzw. nach Inaktivität. Anschließend löschen oder anonymisieren wir die Daten.
20. Keine automatisierte Entscheidungsfindung
Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
Automatische Anpassung
Diese Erklärung wird vom CMS anhand der aktiven Funktionen neu erzeugt, sobald sich der Generator-Stand (2026.10.2), die Betreiberdaten oder die Funktionsliste ändern. Derzeit berücksichtigt: Hosting & Server-Logs, Sitzungs-Cookies (CSRF, Admin-Login), Kontaktformular, Spam-Schutz für Impressum-Kontaktdaten, Kommentare, Newsletter (Double-Opt-In), E-Mail-Versand per SMTP, Schriften lokal auf eigenem Server, Mailorder-Shop / Produktanfragen, Mix- und Release-Bewerbungen, Sprachauswahl / Mehrsprachigkeit, Automatische Übersetzung (Google / LibreTranslate), Aufrufzähler (Views), Interne Besucherstatistik (Performance-Dashboard), Nutzer-/Mitgliederbereich.
Die Texte sind eine strukturierte Standardvorlage für „Submit Records“ und ersetzen keine individuelle Rechtsberatung.